Buy a document management system

Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen

Ein Prüfer fragt nach dem Lieferschein zu einer Rechnung aus dem vorletzten Jahr. Das Dokument existiert – die Frage ist nur, ob es in zwei Minuten oder in zwei Stunden auf dem Tisch liegt. Genau an dieser Stelle setzt der Gedanke an, ein Dokumentenmanagementsystem kaufen zu wollen: nicht um mehr abzulegen, sondern um Abgelegtes verlässlich wiederzufinden – und um nachweisen zu können, dass es seit der Ablage unverändert geblieben ist.

Ob dafür ein vollwertiges DMS nötig ist, hängt vom Belegaufkommen ab. Viele Betriebe kommen lange mit einer sauber strukturierten Ablage und den Programmen aus, die ohnehin im Haus sind – zu finden unter Bürosoftware und im kaufmännischen Bereich Finanzsoftware & Steuern. Dieser Text ordnet ein, was ein DMS leistet, welche Fristen dahinterstehen und ab wann sich der Schritt lohnt.

Was ein DMS leistet

Erfassen und verschlagworten

Ein DMS nimmt Dokumente aus unterschiedlichen Quellen auf – Scanner, E-Mail-Anhang, erzeugte Datei – und versieht sie mit Merkmalen: Belegart, Datum, Geschäftspartner, Vorgangsnummer. Gesucht wird danach nicht über Ordnerpfade, sondern über diese Merkmale. Der Unterschied zur Ordnerablage zeigt sich, sobald ein Dokument zu mehreren Vorgängen gehört: Im Dateisystem muss es kopiert werden, im DMS erscheint es an beiden Stellen, ohne zweimal zu existieren.

Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass ein abgelegtes Dokument nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. Änderungen werden versioniert, Löschungen protokolliert. Für steuerrelevante Unterlagen verlangen die GoBD genau diese Nachvollziehbarkeit – ein Ordner auf dem Netzlaufwerk erfüllt sie in aller Regel nicht, weil jede Datei dort überschrieben werden kann.

Zugriffsrechte und Abläufe

Der dritte Baustein betrifft die Organisation: Wer darf welche Unterlagen sehen, wer gibt eine Eingangsrechnung frei, was passiert danach. Ein DMS bildet diese Wege als Abläufe ab, statt sie per E-Mail zu organisieren. Wer solche Abläufe zunächst nur beschreiben und abstimmen möchte, kommt mit Microsoft Visio weiter – ein dokumentierter Freigabeweg ist ohnehin die Voraussetzung dafür, ihn später zu automatisieren.

Aufbewahrungsfristen: was wie lange bleiben muss

Wie lange ein Archiv tragen muss, gibt der Gesetzgeber vor. Seit Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Frist; andere Unterlagen sind davon unberührt. Die folgende Übersicht fasst die gängigen Fristen zusammen:

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Welche Unterlagen in Ihrem Betrieb konkret unter welche Frist fallen, klärt die Steuerberatung – dieser Überblick ersetzt keine Beratung, sondern zeigt, welche Zeiträume ein Archiv überhaupt abdecken muss.

Der Weg dorthin: von der strukturierten Ablage zum System

Ordnerstruktur, Dateinamen und PDF

Vor dem Systemwechsel steht die Hausaufgabe, die kein Programm abnimmt: eine einheitliche Struktur. Ein Aufbau nach Jahr, Belegart und Geschäftspartner, dazu Dateinamen mit Datum in sortierbarer Form und einer Belegnummer, bringt in kleinen Betrieben bereits den größten Teil des Nutzens. Dokumente, die aus Word 2024 entstehen, sollten für die Ablage als PDF gesichert werden – das Format bleibt über Jahre lesbar, während Dateien in Bearbeitungsformaten jederzeit verändert werden können.

Bausteine aus dem vorhandenen Sortiment

Ein Verzeichnis der Dokumente mit Suchfeldern lässt sich mit Access 2024 selbst bauen: Belegart, Datum, Partner und Ablageort als Datensatz, die Datei selbst bleibt im Dateisystem. OneNote 2024 eignet sich für Protokolle und Notizen, die zu einem Vorgang gehören, aber kein Beleg sind. Belege mit Buchungsbezug bleiben am besten dort, wo sie entstehen – in der kaufmännischen Software wie Lexware Buchhaltung 2026 oder der Komplettlösung Lexware financial office 2026, die Beleg und Buchung miteinander verknüpfen. Diese Kombination ersetzt kein DMS, deckt aber den Alltag vieler kleiner Betriebe ab.

Welche DMS-Lösung passt zu welchem Bedarf?

• Wenige Belege im Monat: strukturierte Ordnerablage mit einheitlichen Dateinamen und PDF als Ablageformat.
• Viele gleichartige Vorgänge: ein eigenes Dokumentverzeichnis mit Suchfeldern, etwa als Access-Datenbank.
• Belege mit Buchungsbezug: Ablage in der kaufmännischen Software, damit Beleg und Buchung verbunden bleiben.
• Mehrere Standorte oder Homeoffice: eine Lösung mit zentralem Zugriff statt lokaler Ordner auf Einzelrechnern.
• Freigabeprozesse mit mehreren Beteiligten: zunächst den Ablauf dokumentieren, dann über ein System mit Workflow nachdenken.
• Prüfungs- oder Zertifizierungsdruck: ein DMS mit revisionssicherer Archivierung, weil Nachweise sonst manuell erbracht werden müssen.

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Ob eine geordnete Ablage genügt oder ein eigenes System sinnvoll ist, hängt am Belegaufkommen und an den Nachweispflichten Ihrer Branche. Welche Programme aus dem Sortiment dabei helfen, klären wir gern vorab – über die Lizenzberatung. Hinweise zur Einrichtung stehen unter Installation & Aktivierung, Grundlagen zu den Lizenzformen unter Lizenzinformationen. Geschäftskunden nutzen auf Wunsch den Kauf auf Rechnung.