- Licence type Open Value Licence
- Language Multilingual, German
- Licence type Open Value Licence
- Language Multilingual, German
Sichere Softwarelösungen für Behörden kaufen
Eine Behörde kauft Software anders als ein Betrieb. Zwischen dem erkannten Bedarf und der installierten Anwendung liegen Haushaltsplanung, Freigaben und eine Dokumentation, die auch Jahre später noch nachvollziehbar sein muss. Wer in diesem Rahmen arbeitet, achtet weniger auf den Tagespreis als auf Planbarkeit: feste Laufzeiten, klare Konditionen, belastbare Nachweise.
Genau darauf sind Volumenlizenzmodelle zugeschnitten. Statt Einzelkäufe über das Jahr zu verteilen, wird ein Vertrag über mehrere Jahre geschlossen, der Aktualisierungen einschließt und den Bestand einheitlich hält. Für Ämter, Verwaltungen und öffentliche Einrichtungen ist das in der Regel der praktikablere Weg – nicht nur finanziell, sondern vor allem organisatorisch.
Diese Auswahl gehört zum Bereich Schulen & Behörden. Für Bildungseinrichtungen gelten eigene Lizenzformen, die Sie unter Schullizenzen finden; ehrenamtliche Organisationen werden unter Software für Vereine bedient. Alle Lizenzen werden digital per E-Mail bereitgestellt.
Office-Lizenzen über Open Value
Microsoft Office Standard
Für den klassischen Verwaltungsarbeitsplatz deckt Microsoft Office Standard als Open-Value-Lizenz den üblichen Bedarf ab: Word für Schriftverkehr und Vorlagen, Excel für Auswertungen, PowerPoint für Präsentationen, Outlook für E-Mail und Termine sowie Publisher für Layouts und Druckmaterialien. Die Laufzeit beträgt drei Jahre mit Software Assurance.
Microsoft Office Professional Plus
Wo zusätzlich mit Datenbanken gearbeitet wird, kommt Microsoft Office Professional Plus als Open-Value-Lizenz infrage. Der Unterschied zur Standard-Ausgabe liegt laut Produktseite vor allem in einer Anwendung: Access ist nur hier enthalten. Für Stellen, die eigene Erfassungen, Listen oder kleinere Fachanwendungen in einer Datenbank führen, ist das der entscheidende Punkt.
Die Systemanforderungen sind bei beiden Ausgaben identisch und moderat: Windows 10 als Minimum, empfohlen Windows 10 oder 11, ein Dual-Core-Prozessor ab 1,6 GHz, 4 GB Arbeitsspeicher – empfohlen 8 bis 16 GB –, 4 GB freier Speicherplatz und eine Auflösung ab 1280 × 768. Für die Aktivierung wird eine Internetverbindung benötigt.
Was Software Assurance in der Praxis bedeutet
Software Assurance ist mehr als ein Update-Abonnement. Solange der Vertrag läuft, bleibt der Bestand auf einem aktuellen Stand, ohne dass für jede neue Version ein eigener Beschaffungsvorgang angestoßen werden muss. In einer Organisation, in der jede Bestellung ein Freigabeverfahren durchläuft, ist das oft der größere Gewinn als der reine Preisvorteil.
Der zweite Effekt betrifft die Einheitlichkeit. Wenn alle Arbeitsplätze denselben Versionsstand haben, entfallen die typischen Reibungsverluste: Dokumente, die sich anders darstellen, Funktionen, die auf einem Rechner fehlen, Schulungen, die für zwei Stände gleichzeitig gelten müssen. Über eine dreijährige Laufzeit summiert sich das.
Die Beschaffungswege im Vergleich
Welches Modell passt, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als von der Zahl der Arbeitsplätze und vom Planungshorizont. Diese Übersicht ordnet die Wege ein.
| Beschaffungsweg | Laufzeit und Umfang | Passend für |
| Office Standard über Open Value | 3 Jahre mit Software Assurance, ohne Access | Verwaltungsarbeitsplätze mit Standardbedarf |
| Office Professional Plus über Open Value | 3 Jahre mit Software Assurance, inklusive Access | Stellen mit eigenen Datenbanken und Auswertungen |
| Einzelplatzlizenz oder Abonnement | Pro Gerät oder Nutzer, meist 12 Monate | Einzelne Arbeitsplätze außerhalb des Rahmenvertrags |
Lizenznachweis und Dokumentation
Im öffentlichen Bereich endet eine Beschaffung nicht mit der Installation. Es muss jederzeit belegbar sein, welche Lizenzen in welchem Umfang erworben wurden und auf welchen Geräten sie eingesetzt werden. Bewahren Sie deshalb die Bereitstellungs-E-Mail, die Lizenzbestätigung und die Rechnung gemeinsam auf – idealerweise in derselben Ablage wie die Beschaffungsunterlagen, nicht im Postfach einer einzelnen Person.
Zwei Punkte gehören in dieselbe Dokumentation: die Zuordnung der Lizenzen zu Arbeitsplätzen oder Organisationseinheiten und das Ende der Vertragslaufzeit. Ein dreijähriger Vertrag läuft aus, während die Zuständigkeit möglicherweise gewechselt hat – ein Eintrag im Wiedervorlagesystem verhindert, dass der Ablauf erst auffällt, wenn Aktualisierungen ausbleiben. Allgemeine Hinweise dazu finden Sie unter Lizenzinformationen.
Welche Lizenz passt zu welcher öffentlichen Stelle?
- Sachbearbeitung und Schriftverkehr: Office Standard über Open Value mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Publisher.
- Stellen mit eigenen Datenbanken: Office Professional Plus, das zusätzlich Access enthält.
- Einzelne Arbeitsplätze: eine Einzelplatzlösung wie Microsoft 365 Single, wenn kein Rahmenvertrag greift.
- IT-Sicherheit: Schutzprogramme aus dem Bereich Antivirenprogramme oder die Pakete unter Total Security.
- Datensicherung: Lösungen aus dem Bereich Backup & Recovery – im öffentlichen Bereich ohnehin Pflichtprogramm.
- Fachanwendungen und Organisation: ergänzende Programme finden Sie unter Bürosoftware.
Professionelle Software für Behörden kaufen bei LizenzDeals24
- Originallizenzen der Hersteller, digital per E-Mail bereitgestellt und online aktivierbar.
- Mehrjahresverträge mit Software Assurance für planbare Beschaffung über drei Jahre.
- Lizenzbestätigung und Rechnung als Nachweis für Ihre Beschaffungsunterlagen.
- Unterstützung bei Installation & Aktivierung, auch bei der Ausstattung mehrerer Arbeitsplätze.
- Für öffentliche Stellen: Kauf auf Rechnung – passend zu den üblichen Freigabe- und Zahlungswegen.
Unsicher, ob Standard genügt oder Professional Plus nötig ist – und wie viele Arbeitsplätze der Vertrag abdecken muss? Die Lizenzberatung geht das mit Ihnen durch, bevor der Beschaffungsvorgang startet. Den gesamten Sicherheitsbereich finden Sie unter Virenschutz & Backup.
FAQ: Häufige Fragen zur Softwarebeschaffung im öffentlichen Bereich
In der Regel nicht. Education-Lizenzen sind an den Status einer anerkannten Bildungseinrichtung gebunden und auf Lehre, Lernen und deren Verwaltung beschränkt. Eine allgemeine Verwaltungsstelle erfüllt diese Voraussetzung nicht. Prüfen Sie bei akademisch bezeichneten Produkten deshalb immer die Lizenzbedingungen des Herstellers, bevor Sie beschaffen.
Digital per E-Mail, mit Lizenzschlüssel beziehungsweise Zugang zum Herstellerportal. Ein Datenträger wird nicht versendet. Ablauf und Rückgaberegelung sind unter Digitale Bereitstellung & Rückgaberegelung beschrieben.
Bei Volumenlizenzen ist die Zuordnung in der Regel flexibler als bei Einzelplatzlizenzen, weil der Vertrag mit der Organisation geschlossen wird. Die genauen Bedingungen regelt der Hersteller. Wird ein Arbeitsplatz aufgelöst oder ein Gerät ersetzt, halten Sie die Änderung in Ihrer Lizenzübersicht fest.
